Главная - Штрафы - Как правильно написать обращение на переподписание документов

Как правильно написать обращение на переподписание документов


Как составить сопроводительное письмо к документам


Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

  1. «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  2. «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  3. «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  1. количество экземпляров;
  2. полное название документа;
  3. при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  • Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату.

    Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один.

    Если же документов множественное число, то пишется «Приложения».

    Вместе с наименованием документа приводятся:

  • В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  1. дата принятия документа;
  2. общее количество пересылаемых экземпляров;
  3. при необходимости указывают необходимость прошивки.
  4. количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  • Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).

Изложить положения трудового договора в следующей редакции — переподписывать как пишется

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов.

Внимание Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.
Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07. Однако такие договоры от имени организации может заключать сотрудник, на которого возложена такая обязанность ( абз.

5 ч. 1 ст. 57 ТК РФ ). В этом случае закрепите право подписи в приказе или оформите доверенность. Это следует из части 1 статьи 57 Трудового кодекса РФ.

Как правильно составить соглашение об изменении трудового договора?

г. Балашиха, Московская обл. Опубликовано в журнале Кадры Предприятия №1 2005 Подход к составлению дополнительного соглашения к трудовому договору определяется культурой договорной работы и традициями оформления юридических документов, сложившихся в организации. Прежде чем приступить к рассмотрению правил и приемов техники составления соглашений, которыми в трудовой договор вносятся изменения, нужно определить, что понимается под термином изменения.

С точки зрения юридической техники понятием изменения обозначается не только замена положений, слов, цифр, но и дополнение текста соответствующими структурными единицами (статьями, пунктами, подпунктами) или словами, цифрами, а также исключение отдельных положений, слов, цифр. Справедливости

Высылаю вам подписанный договор — Миллион вопросов

Если доставка через курьерскую службу, обязательно укажите Ф.И.О. курьера и реквизиты организации-перевозчика;

  • данные получателя (кто принял пакет с документацией).
  • *Нажмите на картинку для просмотра полного размера изображения Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями.

    Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо.

    Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.

    Сопроводительное письмо к договору — это инструкция к отправляемому договору либо его проекту.

    Сопроводительное письмо к договору имеет такую же структуру, как сопроводительное письмо к документам: в шапке документа указывается должность, наименование организации и ФИО получателя, ниже ставится дата, номер документа, а также при необходимости заголовок письма. Затем следует обращение к получателю.

    Текст сопроводительного письма к договору, как правило, начинается со следующих фраз:

    1. Высылаем в Ваш адрес…
    2. Направляем Вам…
    3. Представляем Вам…

    Затем следует наименование, номер договора и дальнейшие действия получателя: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно.

    Заканчивается письмо подписью отправителя с указанием его должности и ФИО. Генеральному директору ООО «Светлица» Е.В. Филипповой Уважаемая Елена Владимировна!

    Высылаем в Ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г. Просим его подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение 7 дней. Приложение: договор в 2-х экз.(всего на 6 листах).

    Роль сопроводительных писем в современной

    Как правильно написать обращение на переподписание документов

    Требования к оформлению документов» 3.21.

    …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют: Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 3.16.

    …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют: Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать.

    Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия.

    А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

    Пример 3 Различные способы указания наименования приложения в тексте письма Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

    Пример 4 Описание сброшюрованного приложения Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… Сопроводительное письмо к документам — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.Сопроводительное письмо удобно тем, что: во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов.

    Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;

    Сопроводительное письмо к документам

    Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д. Структура письма стандартная.

    Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

    1. должность получателя и его ФИО;
    2. адрес компании или ведомства.
    3. наименование компании или ведомства;

    Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки.

    Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо». После этого начинается основная часть.

    Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

    Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

    Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д.
    Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

    После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

    1. «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
    2. «Просим информировать установленным порядком»;
    3. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

    По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее».

    Это недопустимо и с точки зрения этикета.

    Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу.

    Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

    Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

    Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Заключение Перечень приложений. Вежливая подпись Приложения:

    • Фото установленного баннера, количество листов.
    • Товарная накладная, количество листов.
    • Заказ-наряд, количество листов.
    • Договор поставки, количество листов.

    Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

    ФИО и контакты исполнителя. Пример сопроводительного письма к документам Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений.

    Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

    Материалы по теме Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом: Текст обращения выдерживается в деловом стиле.

    Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

    Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»

    Сопроводительное письмо к акту выполненных работ

    Правила делового этикета гласят, что нужно ответить на корреспонденцию в течение 30 рабочих дней.

    Если подписанный акт нужно получить раньше, то нужно заявить об этом в вежливой форме, без применения директивной формы. Например: «Просим ответить в течение 10 рабочих дней». Указание на пункт договора, где сказано, что работы будут считаться выполненными, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи и т.д.
    или отказ от его подписания в определенный срок.

    Обычно такой пункт включают в договор подряда или любой подобный.

    Затем указывают перечень прилагаемых документов: сам акт приема-передачи, какие-либо счета на оплату, другая документация.

    Отмечают также количество листов каждого документа.

    В конце ставит подпись руководитель компании или его уполномоченный представитель.

    Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей документации компании и отправить получателю. Отправлять письмо можно по почте либо с курьером.

    Возможен вариант отправки посредством электронной почты, тогда нужно подписывать документы электронной подписью.

    Особое внимание нужно уделить формулировкам в сопроводительном письме.

    При написании нельзя использовать разговорную лексику, только клишированные выражения официально-делового стиля.

    Никаких ошибок в письме быть не должно. Указание на факт отправки акта выполненных работ можно оформить следующим образом: » Сообщаем Вам, что работы по ….

    окончены, высылаем акт …», «Предоставляем Вам акт …».

    Напоминание о сроках может быть выражено такими фразами:

    «Просим подтвердить получение в течение … рабочих дней»

    , «Прошу согласовать и возвратить подписанный экземпляр в срок», «Просим рассмотреть и подписать акт …».

    Внимание! Необходимо обращаться к адресату по имени и отчеству. Общество с ограниченной ответственностью «Гермес» Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Третьякова, д.51 ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889 Генеральному директору ООО «Афродита» Пушину Роману Романовичу Исх.

    №134 27.11.2020 г.

    Soprovoditelnoe-Pismo.ru

    Но структура, опять же будет одинаковой. Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации.

    При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма. При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

    1. блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
    2. поле для текста письма и приложений;
    3. поле с исходящим номером и датой;
    4. контактные данные составителя письма в нижней части бланка.
    5. верхнюю часть с реквизитами организации;

    А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

    Заполненный пример в конце статьи! Лист А4 (пустой бланк) Общество с ограниченной ответственностью «Название компании» (указываются полные реквизиты компании) Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________ (название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника) Тема____________________________________________________ Уважаемый(-ая)_______________________________!

    Основной текст Приложения:

    • Документ 3.
    • Документ 1.
    • Документ 2.

    С уважением, Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________ Исполнитель: Должность __________________ ФИО _________________________ Контактные данные _________________________ В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

    1. тема сообщения, которая не всегда указывается, и ее наличие определяет отправитель;
    2. перечень приложений;
    3. основная часть;
    4. обращение к получателю;

    Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

    Сопроводительное письмо на переподписание документов

    Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. Данная информация позволит адресату быстро понять, для чего и от кого получены им бумаги, а также проверить, вся ли документация дошла в целости и сохранности. Другие образцы сопроводительных писем: Как написать сопроводительное письмо можно прочитать также в этой статье.

    Внизу представлена ссылка, по которой можно скачать образец сопровождающего текста к документации, отправленной клиенту, в налоговую. Обычно документация отправляются целенаправленно определенному лицу, поэтому необходимо в правом верхнем углу указать, для кого предназначено сопроводительное письмо и приложенные к нему бумаги. Например, в случае отправке документального пакета в налоговую, в правом углу пишут наименование отделения ФНС и ФИО налогового специалиста, если известно.

    Для этого можно использовать такие фразы:

    1. прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
    2. прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
    3. прошу информировать установленным порядком.
    4. прошу подписать и возвратить в срок;
    5. прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
    6. прошу подтвердить получение;

    Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено. Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции.

    При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента.

    При этом желательно полностью указывать реквизиты.

    Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней. Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно. Формулировка

    «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней»

    вполне допустима.

    Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать. Окончательная фраза будет выглядеть примерно так:

    «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы»

    .

    Сопроводительное с приложением на подписание договора

    Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.

    Если документы передаются лично или с курьером, составьте две копии сопровода. Одна останется у получателя, на второй он поставит входящий номер, распишется, что опись соответствует действительности, и вернет вам. Это будет подтверждением обмена документами.

    При этом не важно, как именно передается документация: лично, по обычной или электронной почте, с курьером.

    Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований.

    Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.

    Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию.

    Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).

    Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:

    1. ФИО и контактные данные составителя.
    2. регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
    3. опись прилагаемых документов;
    4. реквизиты отправителя;
    5. текст обращения;
    6. информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);

    Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх.

    №… от …». Далее подготовьте опись.

    Проще всего это сделать в виде таблицы.

    Укажите полное название каждого документа со всеми реквизитами (например, «Коммерческое предложение №11 от 01.12.2017 года»), число страниц, количество копий. В конце не помешает указать суммарное число страниц. В завершение обязательно укажите данные сотрудника, к которому можно обратиться с вопросами.
    Бланк сопроводительного письма к документам должен быть подписан руководителем или иным наделенным полномочиями лицом.

    Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

    Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

    Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

      Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы). Номер и дата обращения. Содержание. Перечень прилагаемых документов. Лицо, подтверждающее достоверность. Контакты.

    Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами.

    Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату.

    Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …». В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка.

    Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты. Разберемся, что писать в сопроводительном письме.

    Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

    Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него.

    Для этого можно использовать такие фразы: прошу подтвердить получение;

    Сопроводительное письмо к документам

    — это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя. удобно тем, что:

    • во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;
    • во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.

    Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей .В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.Ниже следует обращение к получателю.Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов:

    • Направляем Вам…
    • Высылаем Вам…
    • Представляем Вам…

    Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами.Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать .

    В данном случае применяются следующие шаблонные фразы:

    • Просим подтвердить получение…
    • Просим передать…
    • Просим информировать…
    • Просим возвратить…
    • Просим руководствоваться… и т.п.

    Под основным текстом письма также может быть отметка о наличии приложений с целью облегчения обработки почты и уменьшения вероятности потери отправленных экземпляров документов (см. образец).Заключительная часть сопроводительного письма к документам содержит подпись отправителя, его должность и ФИО.ДиректоруООО «Стандарт»Е.С. Кузьмину27.07.2013 № 23 Уважаемый Евгений Станиславович!Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью договор № 2013-25-07 от 25.07.2013 с протоколом разногласий.

    Протокол разногласий просим подписать, скрепить печатью и один экземпляр выслать в наш адрес в течение 10 дней.Приложения:1) договор в 2 экз. (всего на 6 листах);2) протокол разногласий в 2 экз.

    (всего на 2 листах). ДиректорДыковС.М.


    buk-belgorod.ru © 2020
    Наверх