Главная - Гражданское право - Как правильно оформить письмо на фирменном бланке

Как правильно оформить письмо на фирменном бланке


Как правильно оформить письмо на фирменном бланке

Правила оформления писем по делопроизводству образец


В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.

  • Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.
  • Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями.

    В вопросах сотрудничества порой возникают ситуации, когда одна из сторон по тем или иным причинам не выполняет взятые на себя обязательства.

    В этом случае партнер сначала направляет своему контрагенту письмо. В нем он, как правило, излагает свои предложения по устранению нарушения его законных прав.

    Это и есть служебное письмо. Образец такого документа можно составить произвольно. При этом необходимо учесть следующие моменты:

    • Стиль письма должен быть официально-деловым с установкой на партнерство.
    • Во время изложения информации нужно убедительно оперировать конкретными фактами.
    • Суть претензии должна быть выражена предельно четко.

    В претензионном письме обязательно должны содержаться:

    1. описание обстоятельств, при которых произошла конфликтная ситуация;
    2. ссылка на правовые нормы, которые со своей стороны нарушил контрагент;
    3. полная информация об адресате;
    4. конкретные требования об устранении нарушения с указанием сроков их выполнения;
    5. последствия, которые могут наступить, если противная сторона уклонится от их исполнения.
    6. реквизиты отправителя (наименование, обратный адрес и телефоны для связи);

    Особое внимание нужно обратить на то, как составлено служебное письмо. Образец необходимо разработать так, чтобы нарушитель не воспринимал его как угрозу.

    Необходимо помнить, что это всего лишь напоминание с требованием соблюдения законности.

    Особое внимание необходимо обращать на оформление служебных писем.

    Правда, законом не предусмотрено для этого каких-то строгих норм и правил.

    Несмотря на это, при составлении подобных документов необходимо учитывать следующие обязательные моменты: 1.

    Новый ГОСТ для оформления документов

    Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми. Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

    Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

    1. Заголовка;
    2. Данных адресата.
    3. Реквизитов;

    Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

    1. Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
    2. Соблюдение полей:
    • 20 мм – верхнее и нижнее;
    • В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
    • 20 мм – левое;
    • 10 мм – правое;
    1. Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
    • Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.
    • Межбуквенный интервал – обычный;
    • Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
    • Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
    • Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
    • Единичный пробел между словами;

    При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине.

    Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса. В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

    Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4). Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую

    Как правильно писать и оформлять деловые письма

    Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.Общие правила написания Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

    1. вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
    2. резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).
    3. содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);

    Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо.

    Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

    Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны.

    Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.Язык письма Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины.

    «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично. Несколько практических советов:

    1. чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
    2. не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
    3. пишите
    4. избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
    5. используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;

    Образец делового письма

    Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

    Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма). Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к.

    с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления. При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д.

    Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты. Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты.
    Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения. Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    Реквизиты служебного письма

    Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

    1. наименование компании;
    2. должность получателя;
    3. почтовый адрес организации.
    4. фамилия и инициалы получателя;
    5. наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;

    Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных. Например: ООО «Елки-Палки» Юридический отдел Москва, улица Зеленая, д.

    5 123456 КОПИЯ Генеральному директору ООО «Зеленые ветки» Симакову В.А.

    Санкт-Петербург, Улица Фрунзе, д. 3 198734 После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2019 г.

    В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

    Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами. Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
    При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса».

    В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного.

    Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе. Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

    Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

    Образец фирменного бланка организации

    Однако чаще всего бланк – это не только сама форма с реквизитами, но и изображение логотипа ООО, ИП или другой компании, которое позволяет ей стать более заметной и соответственно, привлечь больше клиентов. Таким образом, в самом простом варианте образец фирменного бланка организации может выглядеть так.

    Или так. А в большинстве случаев используются художественные элементы, чтобы создать эффект уникальности формы: некоторые образцы приведены ниже.

    Законодательство не содержит понятия «фирменный бланк», поэтому во многом при создании этой формы компания может придерживаться собственной точки зрения и воплотить любую дизайнерскую идею.

    Тем не менее, в ГОСТ Р 6.30-2003 приводится подробное описание требований, которые имеют рекомендательный, а не обязательный характер.

    Ключевые из них следующие:

    • Текст наносится разборчиво, при этом обязательно наличие таких сведений:
    1. адрес – фактический и юридический с указанием индекса и региона;
    2. подведомственность структуры (в случае с бюджетным организациями и органами государственной власти).
    3. организационно-правовая форма (ИП, ООО, ПАО, общественное объединение);
    4. полное название фирмы;
    • Формат листа А4 или А5, бумага стандартного качества, белого цвета или с неярким, светлым фоном, цвет которого оставляется на усмотрение дизайнера.
    • Отступы по полям:
    1. слева, снизу и сверху по 2 см;
    2. справа 1 см.
    • Если бланк предназначен для использования с зарубежными партнерами, а также в субъекте Российской Федерации, в котором наряду с русским используется местный национальный язык, запись в бланке лучше продублировать – для этого создаются специальные формы.
    • Бланки могут быть угловыми (в правом или левом верхнем углу) и продольными (по центру или вдоль всей правой стороны), причем к применению рекомендованы угловые бланки, поскольку в этом случае площадь листа используется наиболее экономно.
    • Если бланк состоит из 2 и более страниц, все они нумеруются – по центру свободного верхнего поля.

    Письмо-обращение

    328 Одним из самых распространенных видов деловых писем, направляемых физическими лицами и организациями другим физическим лицам или организациям, является письмо-обращение. ФАЙЛЫ Суть письма-обращения заключается в мотивации его получателя выполнить какое-либо действие или рассмотреть какой-то вопрос. По большому счету обратиться посредством письма можно к любому адресату.

    Главными условиями действенности обращения будут:

    • наличие у адресата компетенции предоставлять информацию или решить вопрос, которое касается обращение;
    • наличие у составителя обращения права обращаться с ним.

    Круг вопросов, освещаемых письмами-обращениями, достаточно широк. Различают следующие виды обращений в зависимости от статуса отправителя и получателя:

    • от физического лица к физическому лицу;
    • от физического лица к организации;
    • от организации к организации.

    Посредством писем-обращений можно:

    1. запросить информацию (о ходе уголовных дел, состоянии пенсионного счета, о наличии документов, о кадровом составе организации и т.п.);
    2. донести информацию до заинтересованного лица (о нарушении, происшествии);
    3. попросить о рассмотрении предложения (изменение маршрута, графика работы, о сотрудничестве и т.п.);
    4. попросить о проведении определенных действий и процедур (возврат оборудования, направление документов, уборка территории и т.п.).

    Следует помнить, что для некоторых типов обращений существуют установленные законом формы, без соблюдения которых данное обращение к рассмотрению принято не будет.

    Для большинства видов обращений законом определена свободная форма вплоть до отсутствия требований к орфографии (это, например, относится к письмам в прокуратуру, полицию).

    Главное условие — чтобы обращение отвечало на вопросы о том, кем и куда оно направлено и чего хочет его автор. Кроме того, обращение должно быть мотивированным. Если обращение составлено на основании какого-либо нормативного акта, во исполнение какого-либо требования, то его необходимо упомянуть в тексте.

    В целом же структура писем-обращений выглядит следующим образом:

    1. наименование адресата;
    2. наименование организации ФИО, должность и адрес обратившегося, контактный телефон или e-mail, по которому может быть направлен ответ;
    3. текст обращения. Если информация носит конфиденциальный характер и испрашивается из государственных органов, то указывается статус составителя обращения (как правило, прикладываются копии подтверждающих документов). Как правило, обращение в тексте письма начинается со слов «прошу»;
    4. список приложений к обращению, если они имеются;
    5. дата направления письма и подпись.

    , автором которого является организация, оформляется на фирменном бланке организации. может быть направлено различными способами:

    • лично или через курьера;
    • по факсу;
    • по электронной почте;
    • обычной почтой.

    Рекомендуем при передаче письма лично или через курьера оформить второй экземпляр письма, на котором принявшее его лицо (секретарь, работник канцелярии) проставит свою подпись.

    Оформление реквизита «Адресат»

    Документ может быть адресован в структурное подразделение организации.

    Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например: Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности.

    Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес: Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации.

    Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

    Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат».

    Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам. Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации. При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

    Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается. Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения

    Письма

    Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).

    Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.
  • Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
  • Лаконичность.

    Все формулировки должны быть точными и однозначными.
    Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
  • Использование стандартной терминологии.

    Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу.

    Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

  • Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы. Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

    1. Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
    2. Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.
    3. Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
    4. Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.

    Не существует идеальных писем.

    Содержание документа напрямую зависит от множества факторов.

    К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

    Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

    1. Дата оформления письма – это дата его подписания.
    2. Цвет бумаги: белый.
    3. Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.

    Как правильно написать деловое письмо

    К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место.

    При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением. Рекламация (официальная претензия).

    Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств.

    Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции.

    Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов.

    В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.

    Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой.

    Начинается со слов «Прошу», «Просим».

    Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов.

    При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.

    Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно.

    Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор. Поздравление.

    Письмо-запрос

    Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.


    buk-belgorod.ru © 2019
    Наверх