Главная - Пенсионное страхование - Какие документы необходимы для отдела кадров

Какие документы необходимы для отдела кадров


Какие документы необходимы для отдела кадров

Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии


Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны. Недостатки: все-таки необязательно рекомендации себя оправдают. А также руководителей иногда смущает тот факт, что подобный специалист не несет ответственности за свои ошибки и, вообще, в целом ни за что не отвечает.

Плюсы: Это экономит время и деньги.

То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета. Недочеты: главная проблема при выборе такого способа — это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета.

И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот. Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса. Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода. На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

Обязанности кадровика Учет кадров компании с (личное дело и листок, приложение к личному листку).

Ведение личного дела. Устройство на работу, перевод, а также увольнение работников предприятия согласно Трудовому законодательству, положениям, распоряжениям и приказам работодателя. Подготовка нужных материалов для различных комиссий и т.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных.

Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г.

№ ФЗ-79

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

. Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем. В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей — для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда: ● инструкции по охране труда по профессиям; ● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями); ● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

Особенности кадрового делопроизводства

д. В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн.

Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ. Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  1. Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
  2. Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.04;
  3. Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
  4. Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
  5. Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
  6. инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
  7. Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
  8. Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
  9. Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
  10. Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
  11. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
  12. Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
  13. унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
  14. Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся: Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия.

Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.

Правила распорядка труда (далее — Правила)

  1. Наличие документа предусматривают ст.

Существует список документов, которые обязательно надо взять с собой, направляясь в отдел персонала. Обязательные Статья 65 ТК РФ и разъясняет, которые документы являются необходимыми для предъявления при оформлении приема на работу: Документ, удостоверяющий личность Обычно это гражданский паспорт РФ, но в случае его временного отсутствия можно показать другой документ с фото, где имеется следующая информация о предъявителе:

  1. пол;
  2. фамилия, имя, отчество;
  3. дата и место рождения.

Молодые люди, достигшие 14 летнего возраста, которые еще не оформили гражданский паспорт, но хотят работать, могут удостоверить свою личность, предъявив свидетельство о рождении. Трудовая книжка Она содержит информацию о том, когда, где и кем работал человек.

Этого документа может не оказаться у будущего сотрудника, если он:

  1. утерял свою трудовую книжку.
  2. трудоустраивается впервые в жизни;

Если рассматривается вопрос о приеме на работу по совместительству, достаточно принести заверенную копию трудовой книжки с предприятия, которое является местом основной работы. Отказывать человеку в трудоустройстве из-за того, что у него нет трудовой книжки – незаконно, тем более, что обязанность по ее оформлению законодательно закреплена за работодателем. Страховое свидетельство ПФР Это ламинированная карточка зеленого цвета с номером индивидуального лицевого счета, куда работодатель будет отчислять взносы для будущей пенсии работника.

Такой документ на каждого гражданина, работающего по трудовому договору, оформляют работники отдела кадров или бухгалтерии. Устраиваясь на первую в своей жизни, работу, человек может не иметь страхового свидетельства ПФР, но это не должно помешать заключению с ним трудового договора. Военный билет или приписное свидетельство Обязаны предоставлять все лица мужского пола, достигшие призывного возраста, отслужившие, или только подлежащие призыву на военную службу.

Дополнительные Кроме того, что перечислено выше, работодатель вправе потребовать другие документы.

Документы отдела кадров

Мы не будем касаться порядка оформления этих документов, а лишь приведем список тех документов, которые обязательно должны быть (должны храниться) на предприятии, с небольшими комментариями.

Итак: Трудовой договор. С каждым работником (включая директора организации) должен заключаться трудовой договор, поскольку именно на основании трудового договора возникают трудовые отношения. Дополнительные соглашения к трудовому договору.

Если условия трудового договора меняются, то все изменения должны быть оформлены в виде доп.

соглашений к трудовому договору. Должностная инструкция. В ней описывается, что должен делать работник, на данной должности, его права и обязанности. Может быть включена в трудовой договор и тогда отдельного документа не требуется. Трудовая книжка. При приеме сотрудника работодатель должен забрать у него трудовую книжку, внести в нее соответствующую запись и соответствующим образом хранить.

Трудовая книжка возвращается сотруднику при увольнении. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – обязательные документы по учету трудовых книжек хранящихся у работодателя.

Штатное расписание. Именно на основании штатного расписания определяются должности и рабочие места, на которые принимаются сотрудники.

График отпусков. Должен быть на каждом предприятии. Составляется обычно в конце года на следующий год.

Табель учета рабочего времени. Обязательный документ утвержденной формы, в которой работодатель учитывает время, которое отработал сотрудник.

Ведется на каждого сотрудника.

Расчетный листок. Выдается каждому сотруднику в день выплаты заработной платы. Утвержденной формы нет, но есть обязательные требования к содержанию расчетного листка.

Личная карточка работника. В нее заносится полная информация о работнике. Существует утвержденная форма личной карточки.

Ведется на каждого работника.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Перечень необходимых кадровых документов

Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.

п. К этому виду документации относятся: • распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника; • информационно — расчетные документы; • официальная внутренняя переписка; • журналы (книги) учета и регистрации документов. Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности.

Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Распорядительные документы Документы подтверждающие трудовую деятельность Информационно-расчетные документы Внутренняя служебная переписка Журнал (книги) учета и регистрации Приказы по личному составу : — о приеме на работу — об увольнении — о переводе — о направлении в командировку -о предоставлении отпуска -о поощрении -о наложении дисциплинарного взыскания Приказы по основной деятельности — трудовые книжки — трудовые договора и изменения к ним — копии приказов по личному составу — личные карточки работников — личные дела работников — табель учета рабочего времени — заявление работника — служебные записки — объяснительные — представления — регистрация трудовых договоров — регистрация приказов о приеме, переводе и увольнения работников — регистрация приказов о предоставлении отпуска — регистрация приказов о командировках работников — регистрация командировочных удостоверений — регистрация служебных заданий — регистрация локальных нормативных актов — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним — регистрация приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий — выдача справок по личному составу — учета больничных листов К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ К таким документам относятся:

  1. далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
  2. прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
  3. личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
  4. трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации.

С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.
К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

  1. о приеме работника

Обязательные кадровые документы

Здесь вы найдете .

Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу.
Постарайтесь не допустить . О том, как при необходимости внести в форму Т-7 новую информацию, читайте в тексте . Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:

  1. приказ об увольнении, составляемый по форме Т-8 или Т-8а (если расторгается договор с несколькими сотрудниками). Узнать о правилах заполнения вы сможете из материала .
  2. соглашение об увольнении. Предлагаем вам ознакомиться с , а также расторжения контракта;
  3. заявление об увольнении (в случае если сотрудник решил уйти из компании по собственной инициативе). , читайте в нашем тексте;

Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ.

Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи . Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить .
Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:

  1. , на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13) и т. д.
  2. ;
  3. ;
  4. штатное расписание (форма Т-3). Подробнее — в статье «;
  5. ;

Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.

Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя.

Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, .

Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя.

В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.

Что должен знать кадровик в первую очередь или 20 нормативных актов, которые обязан знать специалист по кадрам

; – штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п.

1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6); – график отпусков (ст.

123 ТК РФ). Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст.

87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч.

вторая ст. 196 ТК РФ). Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов.

Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр.

62). Документы в тему Документ Поможет вам ТК РФ Принимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы.

А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы КоАП РФ Избегать штрафов за нарушения трудового законодательства Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа Сфера регулирования Наименование нормативного акта Общие вопросы трудового права Основные правила и принципы отношений между работни-ком и работодателем, поря-док оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудник Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г.

№ 197-ФЗ (далее – ТК РФ) Кадровое делопроизводство Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.)

Каков перечень обязательных документов для отдела кадров?

123 ТК РФ.

А вот обязательность ведения штатного расписания Трудовым кодексом не предусмотрена, хотя его форма №Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. С 01.01.2013 в связи с вступлением в силу нового федерального закона 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждая организация вправе будет разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Обязательность унифицированных форм останется только для бюджетных организаций.

Однако контролирующие органы, да и суды при рассмотрении трудовых споров практически всегда запрашивают данный документ. Наличие штатного расписания и изменения в нем дает нам обоснование для увольнения работников по сокращению численности или штата работающих.

Штатное расписание позволят работодателю бюджетировать его затраты на оплату труда персонала. 5. Табель учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени необходимо вести в каждой организации на основании ст. 91 ТК РФ, обязывающей работодателя производить точный учет рабочего времени, отработанного каждым работником.

6. Личные карточки и приказы по личному составу. Формы этих документов установлены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1. Личная карточка (ф. Т-2) обязательна в силу требований Правил ведения и хранения трудовых книжек, так как работодатель дублирует записи в трудовой книжке в ней и обязан ознакомить работника с каждой такой записью (п. 12). Кроме этого, в данном документе содержатся персональные данные работника, поэтому она должна храниться в сейфе, чтобы посторонние лица не имели доступа к ним.

Приказы (о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а), о переводе (формы Т-5, Т-5а), о поощрении (формы Т-11, Т-11а) и пр.) также обязательны, ведь на их основании работнику предоставляется отпуск, он направляется в командировку, бухгалтерия начисляет и производит выплаты и пр.

7. Приказы по основной деятельности. Во-первых, такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу, во-вторых, у них обязательно должны быть подпись руководителя и в некоторых случаях визы согласования.

Обязательная кадровая документация

Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;

  • распорядительные документы — документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
  • журналы контроля и учета — журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.
  • К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:

    1. локальные акты по охране труда.
    2. личную карточку (форма N Т-2);
    3. приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);
    4. трудовой договор (контракт);
    5. положение по защите персональных данных работника;
    6. табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);
    7. штатное расписание;
    8. приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);
    9. приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);
    10. табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);
    11. график отпусков (форма N Т-7);
    12. приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);
    13. правила внутреннего трудового распорядка;
    14. трудовую книжку;

    Штатное расписание Штатное расписание утверждается в начале работы организации и в дальнейшем действует бессрочно.

    Существует унифицированная форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1 .

    При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество дополнений, утверждаемых приказом руководителя. В Трудовом кодексе прямо не сказано о необходимости наличия этого документа.

    Однако вывод об обязательности штатного расписания можно сделать на основании ст.


    buk-belgorod.ru © 2020
    Наверх