Главная - КАСКО - Реквизиты кадровых документов и правила их оформления

Реквизиты кадровых документов и правила их оформления


Реквизиты кадровых документов и правила их оформления

Требования к оформлению кадровой документации


В соответствии с ОК 011-93. Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г.

N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов: — унифицированную систему организационно-распорядительной документации; — унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003.

Настоящим Стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов. Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в Постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г.

N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

. При оформлении документов необходимо руководствоваться двумя основными вышеуказанными нормативами.

Кроме традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются электронные документы. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г.

N 149-ФЗ

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа (наименование и место нахождения организации — создателя документа, код лица, изготовившего документ, код лица, ответственного за изготовление документа на компьютерном носителе, код лица, утвердившего документ)

Требования к оформлению документации отдела кадров

Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Системой документации согласно п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 признается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г.

№ 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов: — унифицированную систему организационно-распорядительной документации; — унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты). Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов и к бланкам документов.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.

№ 1. Однако в ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа.

Так, стандарт «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники ГОСТ 6.10.4.-84», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 9 октября 1984 г.

№ 3549, устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

5 реквизитов кадровых документов надо оформлять по ГОСТу

Если на кадровом документе обязательные реквизиты оформлены не по ГОСТу, трудовая инспекция назовет документ недействительным.

Компания рискует тем, что придется, к примеру, восстанавливать неугодного сотрудника на должность, отменять взыскание и т.п.

Коротко рассказываем, за какими реквизитами нужно четко следить:Наименование организации указывайте точно так, как оно написано в учредительных документах. Сокращенное наименование указывают в скобках после полного. Если документ издает филиал или структурное подразделение, то сверху нужно прописать наименование организации, а ниже название филиала или подразделения.Место составления указывайте с учетом административно-территориального деления и общепринятых сокращений.
Шрифт № 12—14.Дата документа.

Порядок чисел такой: день месяца, месяц и год.

Цифры используются арабские.Подпись должна включать должность лица, которое подписывает документ, собственноручную роспись и расшифровку. Если подписей несколько, располагайте их друг под другом, ориентируясь на иерархию должностей.

То есть от более высокой вверху к более низкой внизу.Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, которое утвердило документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты, когда документ утвержден.

Если же документ утвержден приказом, то в грифе указывают наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.Печать.

Если на документе нет специальной отметки «М. П.», то ставьте печать так, чтобы она не задевала подпись.

Печать должна стоять ровно, нельзя проставлять боком или в перевернутом виде. Естественно, она должна быть разборчивой. В кадровом учете миллион правил.

И любая ошибка может обернуться штрафами, проблемами в отношениях с работниками или трудовыми инспекторами, судебной тяжбой.

Кому нужно по работе вести кадровый учет, зовем на . Там и примеры заполнения документов, и нормативная база, и советы, основанные на практике прохождения трудовых проверок.

Посмотрите и презентацию автора курса, Надежды Флакс прямо сейчас.

«». Онлайн-курс про то, что бухгалтеру, ИП и директору надо знать про работу с договорами. Прокачаем ваши юридические навыки и научим разбираться в договорах так, чтобы снизить риски компании и вас лично. До 1 декабря скидка 50 %.

Новый онлайн-курс со скидкой 50% за 3500 руб Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Обязательная кадровая документация

Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности;

  • распорядительные документы — документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации (приказы, распоряжения, постановления, указания);
  • журналы контроля и учета — журналы (книги) учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.
  • К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести:

    1. трудовую книжку;
    2. приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма N Т-5);
    3. личную карточку (форма N Т-2);
    4. положение по защите персональных данных работника;
    5. табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12);
    6. трудовой договор (контракт);
    7. табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13);
    8. правила внутреннего трудового распорядка;
    9. приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);
    10. график отпусков (форма N Т-7);
    11. штатное расписание;
    12. приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма N Т-1);
    13. локальные акты по охране труда.
    14. приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6);

    Штатное расписание Штатное расписание утверждается в начале работы организации и в дальнейшем действует бессрочно.

    Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.
    Существует унифицированная форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1 .

    При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество дополнений, утверждаемых приказом руководителя. В Трудовом кодексе прямо не сказано о необходимости наличия этого документа. Однако вывод об обязательности штатного расписания можно сделать на основании ст. 15 ТК РФ, согласно которой трудовые отношения подразумевают работу по должности в соответствии со штатным расписанием, а также ст.

    Реквизиты кадровых документов и правила их оформления

    При анализе обращается внимание на формулировки. Кроме того, уникальные специалисты часто замыкают весь процесс на себе, и в случае, если им приходится покинуть организацию, работа существенно осложняет.

    Поэтому нельзя строить работу в расчете на конкретного специалиста, иначе есть опасность стать его заложником. Работа в данном направлении должна вестись систематически, целенаправленно и регулироваться Положением о кадровом резерве предприятия.

    Данный документ может состоять из следующих разделов. Общие положения. В этом разделе указывается, какие вопросы регулируются Положением, определяются основные направления работы с резервом кадров.

    Виза согласования документа состоит из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты: При несогласии с текстом документа виза дополняется фразой «Замечания прилагаются». Такие дополнения и замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к документу.

    Визы на внутренних документах проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа, на внешних – ниже подписи или на левом поле последнего листа экземпляра копии, остающейся на предприятии. Работники кадровой службы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю. Список таких должностных лиц составляется на усмотрение руководства, чаще всего это работники юридической службы, бухгалтерии и непосредственные руководители.

    Важно Большинство организационно-распорядительных документов: протоколы, приказы, положения, инструкции, письма, справки и так далее — должны создаваться на бланках документов.

    На простой бумаге в произвольной форме могут быть написаны заявление о приеме на работу или объяснительная и докладная записка, отзывы и доклады. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее;

    Требования к оформлению кадровой документации

    Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.

    Судебная практика знает множество примеров, когда организация проигрывала дело из-за ненадлежащим образом оформленных кадровых документов, составленных с нарушением требований соответствующего ГОСТа, поскольку они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств и не имеют юридической силы. Это еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях (особенно в ситуации увольнения) необходимо соблюдать все формальные тонкости кадрового делопроизводства. Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

    Системой документации согласно п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 признается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

    В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов: — унифицированную систему организационно-распорядительной документации; — унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

    Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г.

    № 65-ст. Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов и к бланкам документов. Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.

    № 1.

    Правила оформления кадровых документов

    В зависимости от количества поставленных вопросов документы бывают простые и сложные. Документы, содержащие лишь один вопрос (простые), легче в обработке и исполнении. Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать очередность исполнения, так как чаще всего исполнение таких документов предполагает участие нескольких работников.

    Также усложняется процесс контроля исполнения этих документов и возникает вопрос о помещении документа в определенное дело. Поэтому при составлении многочисленных информационно-справочных документов рекомендуется включать в них по одному вопросу.

    Протоколы, приказы, постановления обычно предполагают сложную структуру и формируются в отдельные дела, на обложках которых указан лишь вид документа без раскрытия его содержания.

    Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется начинать с изложения существа вопроса с последующим его обоснованием. Сложные и объемные документы разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) с нумерацией арабскими цифрами. После составления текста документа формулируется его заголовок — обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа.

    Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?» или «о ком?», согласуется с названием вида документа и является отглагольным существительным (например: «О предоставлении.»; «Об открытии.»). В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос «кого?» или «чего?» (например, Правила внутреннего трудового распорядка). В объемных документах могут быть подзаголовки.

    Наличие заголовков дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию.

    Если документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы, и т.д.

    В правом верхнем углу документа-приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу он является (вид, дата и регистрационный номер основного документа).

    Реквизиты документов: оформляем правильно

    Унифицированные системы документации.

    Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г.

    № 65ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003)Понять, какие реквизиты должны содержать формы документов, разработанные компаниейФормы первичных документов должен утверждать руководитель организации по представлению главного бухгалтера ()Описание события (реквизит 4) оформляют в виде связного текста, таблицы или комбинируют эти способы (). Текст может состоять из двух частей.

    В первой указывают причины, основания, цели издания документа (констатирующая часть), во второй (заключительной) – решения и выводы. Документ, например приказ, может состоять и из одной части – заключительной (образец на стр. 46).Величина и единицы измерения события (количество дней отпуска, размер заработной платы и проч.) (реквизит 5).

    В случае денежного измерения необходимо указывать рубли и копейки, а при натуральном измерении – дни и часы.

    Например, заработная плата устанавливается в рублях, отпуск предоставляется в календарных днях и т. п. При оформлении этого реквизита единицы измерения в утвержденной форме будут постоянными, а их величина может изменяться (образец на стр. 46).За 10 лет мы составили, а вы проанализировали около 3200 образцов, схем и таблицНаименование должностей лиц, совершивших действие либо ответственных за их правильное выполнение (реквизит 6) указывается в соответствии с учредительными документами и штатным расписанием (образец на стр.

    46). Каждый документ составляет какой-либо сотрудник организации, который отвечает за его разработку или оформление.

    Например, за составление графика отпусков отвечает руководитель кадровой службы, а за штатное расписание – руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. При написании имени и фамилии должностного лица инициалы размещают слева от фамилии ().Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий

    Новые правила оформления кадровых документов

    Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

    Требования к оформлению документов» утвержден и введен в действие 1 июля 2020 года. Распространяется новый ГОСТ на организационно-распорядительные документы (письма, акты, протоколы, решения, приказы, распоряжения, постановления и иные документы, которые включены в ОК 011-93

    «Общероссийский классификатор управленческой документации»

    (ОКУД) (класс 0200000)).Важно!

    Требования стандарта являются рекомендуемыми.(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгОбратите внимание на п.

    5.26 ГОСТа – в нем прописан общий порядок оформления копий документов.

    На самом деле, порядок заверения копий практически не изменился.

    Как и ранее, под реквизитом «Подпись» необходимо написать «Верно», после чего вписать должность заверившего копию лица, поставить его личную подпись с расшифровкой и сообщить дату заверения копии/выписки.Единственное, если копия документа необходимо для предоставления в другую организацию для внешнего использования (к примеру, копия трудовой книжки должна быть передана в банк с целью оформления кредита), придется включать в документ запись о месте хранения оригинала документа.

    К примеру, можно записать так: «Подлинник документа находится в ООО «Свет» в деле № 10/17 за 2017 год».В новом ГОСТе достаточно много подробных разъяснений по поводу того, как создавать документ. К примеру, сказано, что текст документа необходимо выровнять по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). При угловом расположении реквизитов (в верхнем углу) длина наиболее длинной строи составляет не более 7,5 см.

    Если текст набирается продольным способом, самая длинная строка может составлять не более 12 см. Текст должен печататься с соблюдением 1-1,5 межстрочных интервалов. Многострунные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал.

    Абзацы делаются равными 1,25 см.Предпочтительными размерами и гарнитурами шрифтов для реквизитов документа

    urist-consultant.ru

    7 «Состоит на воинском учете» не заполняются; п.

    2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»; и.

    5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Инфо ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В графике отпусков предусматривается возможность переноса срока отпуска.

    Если у работника возникают непредвиденные личные обстоятельства или изменяется рабочая ситуация, то он может написать заявление об изменении даты начала отпуска. На данном заявлении руководитель ставит резолюцию, и сотрудник кадровой службы вносит соответствующие изменения в утвержденный график отпусков. График отпусков хранится в кадровой службе организации.

    В течение календарного года по мере предоставления отпусков ответственное лицо заполняет график, а также вносит изменения о переносе отпуска на другую дату. Нормативный срок хранения графика отпусков – один год.

    4. Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено (графа 4) четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16). В форме (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

    При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Затраты рабочего времени учитываются в табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения.

    Особенности оформления кадровых документов

    Формы кадровых документов :

    1. 5.6 Распорядительные бумаги
    2. 5.1 Общие сведения
    3. 5.2 Задачи делопроизводства
    4. 5.4 Виды бумаг
    5. 5.11 Восстановление бумаг
    6. 5.8 Внутренняя переписка
    7. 5.10 Все ли бумаги необходимы?
    8. 5.9 Книги контроля и учета
    9. 5.5 Личный состав
    10. 5.7 Информационно-расчетная категория
    11. 5.3 Для чего нужны кадровые документы?

    Новые правила оформления кадровых документов — Бухгалтерия На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

    В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

    Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь. Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов.

    Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

    Пошаговые рекомендации по оформлению Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

    1. для регистрации ИП
    2. регистрации ООО

    Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.


    buk-belgorod.ru © 2020
    Наверх